استعلام بها
استعلام بهاءدر شكل متداول آن، تهيه فرمي ازخدمات يا كالاهاي مورد نياز است كه توسط متقاضي تنظيم و مكاني را براي اخذ قيمت از فروشنده مشخص ميكنند تا وي قيمتهاي پيشنهادي خود را در آنجا اعلام كند.گاهي هم ممكن است خود فروشنده باتوجه به درخواست متقاضي، قيمت خدمات يا كالاي خود را بصورت مكتوب و مستدل اعلام كند.
براساس ماده 11 قانون برگزاري مناقصات (روش هاي انجام مناقصه) مناقصه به طرق زير انجام ميشود:
ب - در معاملات متوسط، كارپرداز يا مأمور خريد بايد با توجه به كم و كيف موضوع معامله ( كالا، خدمت يا حقوق ) درباره بهاي آن تحقيق نمايد و با رعايت صرفه و صلاح و اخذ حداقل سه فقره استعلام كتبي، با تامين كيفيت مورد نظر، چنانچه بهاي بدست آمده مورد تاييد مسئول واحد تداركاتي يا مقام مسئول همتراز وي باشد، معامله را با عقد قرارداد يا اخذ فاكتور انجام دهد و چنانچه اخذ سه فقره استعلام كتبي ممكن نباشد با تاييد مسئول تداركاتي يا مقام مسئول همتراز وي، به تعداد موجود كفايت ميشود
تبصره - چنانچه مسئوليت واحد تداركاتي برعهدة كارپرداز واحد باشد امضاي نامبرده به منزله امضاي مسئول واحد تداركاتي است در صورتي كه دستگاه اجرائي فاقد كارپرداز باشد ميتوان وظايف مندرج در اين قانون را به متصديان پستهاي مشابه سازماني و يا به مأمور خريد محول نمود.
چند نكته قابل توجه در مورد استعلام بهاء:
در برخی از شرکتها آئیننامه معاملات وجود دارد و کاملاً موارد کم وکیف انجام تشریفات خرید یا فروش را مشخص نمودهاند. برخی شرکتها هم این موارد با نظارت مدیر بازرگانی بصورت موردي انجام میشود. اما اساساً عدم وجود سیستم مناسب کنترلهای داخلی باعث سوء استفاده خواهد شد.
در شرکتهای خیلی بزرگ کنترل مامورین خرید توسط مسئول تدارکات کار سادهای نیست. بعنوان مثال در یک برخي آئیننامهها نحوه خرید به شکل زير بیان شده است:
· خرید تا یک میلیون ریال با مسئولیت کارپرداز و تائید مدیر مربوطه.
· بین یک میلیون ريال تا 10 میلیون ريال با اخذ 3 فقره استعلام بهاء.
· از 10 میلیون ريال به بالا کمیسیون معاملات.
مامور خرید باید به حداقل 3 مرکز معتبر مراجعه و فرمهای مربوطه را که شامل مشخصات کالای مورد درخواست است قرارداده و قیمت آن را با مهر و امضاء فروشنده دریافت و بدون اینکه آنان از قیمت یکدیگر خبر داشته باشند تحویل مدیر بازرگانی داده و پائینترین قیمت انتخاب شود.
حالاتي كه ممكن است به وجود آید:
1- مامورين خرید معمولاً سعی میکنند از منابعی که در دسترستر است جهت استعلام استفاده کنند.
2- احتمال دارد مامور خرید از جاهائی که به آنان اشانتیون میدهند خرید کنند.
3- برخی از منابع خرید وجود دارند که چندين مُهر مختلف دارند و مامور خرید به همان یکجا مراجعه و 3 فقره استعلام را از همانجا دریافت میکند.
4- در بسياري موارد کیفیت کالاها در استعلام بدرستي مشخص نمیشود و قیمتها با کیفیت تطبیق ندارد.
راهكارها:
1. برای هر بخش یک توزیع کننده مورد اعتماد مشخص و با آنان توافقي مبنی بر اینکه همیشه یک استعلام جداگانه از آنان بعمل خواهد آمد، صورت پذيرد.
2. استعلامهاي لازم به چند مامور (مثلاً به 3 مأمور) تحویل شده تا بطور جداگانه استعلام اخذ و تحویل مدیر تدارکات نمایند. در اين صورت احتمال تبانی پائین ارزيابي ميشود.
3. هر از چندگاهی مسئول تدارکات با شماره تلفنهاي استعلام شوندگان تماس و قیمتهاي اخذ شده توسط مأمورين خريد را كنترل و مطابقت نمايد.
4. خریدهای مداوم از یک منبع باید مورد بررسی قرار گیرد. البته دلیل بر ایراد نیست چون ممکن است منبع مزبور فروشنده اصلی بوده و بهترین قیمتها را ارائه دهد.
5. در کشور ما برخی موارد خرید از بازار ارزانتر از تولیدکننده است زيرا تولیدکننده بصورت مدتدار جنس را به عوامل توزيع و فروشندگان تحويل داده و آنان نيز زیر قیمت خرید نقد میفروشند تا بتوانند از نقدینگی استفاده کنند لذا هميشه خرید از کارخانه ممكن است ارزانتر نباشد.
6. در صورتي كه به مأمورين اطمينان داده شود هر چقدر قيمتهاي خريد پايينتر باشد(به شرطي كه از كيفيت آن كاسته نشود) مورد تشويق قرار خواهند گرفت، تأثير فراواني در رعايت صرفه و صلاح خواهد داشت.
